Uma das expressões mais utilizadas, actualmente, é “não tenho tempo”. O tempo é, sem dúvida, um bem escasso e valioso na rotina moderna.
Ora, a partir deste momento, as suas horas passaram a valer mais, isto porque eu (e você!) vamos dar atenção especial sobre como usá-las para aproveitar melhor o tempo no escritório e ter, assim, mais disponibilidade para, por exemplo, investir na angariação de novos clientes.
O planeamento é, sem dúvida, a primeira e principal etapa para uma rotina mais produtiva.
Quando falo em produtividade para advogados, refiro-me sempre ao planeamento, desde questões respeitantes à gestão do escritório (de maneira mais abrangente) até às acções individuais de cada advogado(a) ou colaborador(a). Existe um motivo real para gostar tanto desta palavra, é que funciona.
O planeamento é um processo prático de organização mental que facilita o cumprimento de todos os passos necessários para alcançar um determinado objectivo. Na produtividade para advogados, esta etapa inicial do planeamento ganha uma importância semanal e diária na vida de um(a) advogado(a).
Planeamento em equipa
Pode ser feito em reuniões semanais, por exemplo, à segunda-feira. Cada advogado(a) sai da reunião a saber exactamente quais as actividades que vai desenvolver e entregar durante essa semana.
A partir daí, cada um(a) faz a sua organização diária para cumprir a lista de actividades definida em equipa.
Organização individual
Uma dica de produtividade para advogados que ajuda a cumprir o planeamento semanal e diário é o uso inteligente de listas de tarefas e eventos (eventos são compromissos com data, horário e local definidos; já as tarefas são actividades de rotina, que, apesar de necessitarem organização para acontecer de maneira produtiva, podem ser executadas com um pouco mais de flexibilidade).
Esta organização pode ter lugar através do uso de ferramentas digitais ou software jurídico, assim como pelo uso de uma simples agenda ou caderno, dos quais constem as listas de eventos e tarefas.
Por exemplo, para preparar um julgamento (evento) é necessário levar a cabo uma série de tarefas: agendar reunião com o cliente, ler os articulados, ter a reunião com o cliente, preparar a inquirição das testemunhas, esclarecer alguma questão consultando jurisprudência, alinhar as alegações… Ora, não só o evento (julgamento) deve fazer parte da sua lista (software, agenda, telemóvel ou qualquer outro formato por si escolhido), como cada uma destas tarefas deve, igualmente, constar dessa ferramenta, e deve constar com uma data e hora precisas em que, de modo realista, se propõe executá-la.
Lembre-se que quanto mais visual for a sua organização, mais exequível será a sua produtividade. E quanto mais exequível for a sua produtividade, maior é o seu controlo sobre actividades que precisa desenvolver e menor é o tempo desperdiçado.
Faça o seu planeamento individual diária ou semanalmente, para não se perder no tempo e conseguir manter a sua produtividade exequível e controlada. Há quem prefira planear o dia seguinte nos últimos minutos de trabalho e quem se organize melhor ao início da manhã; perceba o que é mais eficiente para si.
Para que esta dica de produtividade para advogados funcione é, inevitavelmente, necessário que se habitue a consultar a sua agenda/telemóvel/caderno/software. Isto vai poupar-lhe todo o “espaço mental” que normalmente dedica a recordar, constantemente, o que tem para fazer nessa semana, dia ou manhã.
Ao abrir a sua agenda ao início do dia, saberá que tarefas deverá desenvolver nesse dia, ajuda-lo-á a relembrar compromissos e a executar a sua lista de tarefas diária tendo em conta o planeamento do tempo disponível; no final do dia, volte a abrir a sua agenda não só para saber, exactamente, onde tem de estar no dia seguinte, como para (eventualmente) reorganizar o planeamento já feito decorrente do surgimento de imprevistos e urgências que sempre ocorrem.
Nem sempre tem de decidir o que fazer a seguir, está na sua agenda!
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